Расчеты наличными между юридическими лицами

Ответственность за превышение лимита расчета наличными предусмотрена ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) вместе с рядом нарушений установленного порядка. Указанная норма предусматривает ответственность за наличный расчет с превышением установленного лимита в виде штрафа. Штраф за нарушение расчетов наличными может быть наложен как на должностное лицо, так и на организацию. Штрафы за нарушение лимита расчета наличными для юридических лиц имеют верхний предел в 50 000 руб.

Административные дела о нарушениях расчетов наличными рассматриваются:

налоговыми органами (ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ);
в редких случаях — судами (п. 1.1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Срок давности по привлечению к административной ответственности за нарушение расчетов наличными составляет 2 месяца (ст. 4.5 КоАП РФ). В соответствии с п. «б» ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ после его окончания вынесение постановления о штрафе не допускается. Таким образом, привлечение к ответственности за нарушение лимита расчетов наличными за пределами срока невозможно.

Срок давности по этому нарушению нужно отсчитывать начиная со следующего дня после его совершения (п. 14 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.03.2005 № 5, далее — постановление № 5). В случае обнаружения факта привлечения к ответственности за пределами срока оспариваемое постановление подлежит отмене (см., например, постановление 9-го ААС от 28.10.2014 № 09АП-42198/14) или суд исключает соответствующие эпизоды из его мотивировки (постановление 13-го ААС от 03.03.2016 № 13АП-1221/16).

Применение ответственности в виде штрафа к должностному лицу: кто отвечает за правильность ведения операций с наличными в организации

Исходя из п. 15 постановления № 5, к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ могут быть привлечены одновременно как организация, так и должностное лицо, на которое возложена обязанность обеспечивать соблюдение установленного порядка.

Ответственность за организацию бухучета возлагается на руководителя организации согласно ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402-ФЗ). Конкретные обязанности по оформлению документов содержатся в должностных инструкциях, утвержденных руководителем, и могут быть возложены:

На должностных лиц, указанных в нормативных актах ЦБ РФ (например, главного бухгалтера, кассира, пп. 4.2, 4.3 и др. указания № 3210-у).
При отсутствии в штате поименованных должностей — на руководителя (пп. 4, 4.2 указания № 3210-у).
На иных должностных лиц, если на это указано в должностной инструкции. В качестве примера можно привести решение Ленинградского облсуда от 12.12.2012 № 7-721/2012: штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ был применен к территориальному менеджеру, в обязанности которого согласно должностной инструкции входил контроль за составлением внешней и внутренней отчетности.

ВАЖНО! В соответствии с п. 26 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.10.2006 № 18, если бухучет ведет третье лицо, это обстоятельство не может служить основанием для освобождения руководителя организации от административной ответственности, поскольку именно на него возлагается обязанность по правильному ведению бухучета.

Нарушение предела расчетов наличными

В соответствии со ст. 9 закона № 402-ФЗ каждое событие хозяйственной жизни оформляется первичным документом бухучета. Правила обращения с наличными деньгами регулируются указаниями ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У (далее — указание № 3073-у) и «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-у).

Осуществление расчетной операции наличными деньгами ограничено суммой, установленной п. 6 указания № 3073-у: 100 000 руб. или эквивалент этой суммы в другой валюте по одному договору. При этом в законе отсутствует запрет на проведение между одними и теми же лицами нескольких расчетов по разным договорам суммарно в большем размере, при условии что:

по каждому из договоров наличные расчеты не превышают 100 000 руб.;
каждый из договоров имеет самостоятельный предмет, т. е. как минимум позволяет определить наименование и количество товара в соответствии с п. 3 ст. 455 ГК РФ.

Например, по одному из дел сложилась ситуация, когда между одними и теми же лицами в течение одного дня проводились расчеты по разным договорам, в общей сумме превысившие установленный лимит. Суд отменил постановление о привлечении организации к ответственности (см. постановление 20-го ААС от 20.01.2016 № 20АП-7487/15).

По ст. 15.1 КоАП РФ возможно привлечение к ответственности и за другие нарушения при работе с наличностью.

Неоприходование денежных средств

К числу часто встречающихся на практике нарушений относится неоприходование денег в кассу — нарушение п. 4.6 указания № 3210-У.

Одним из доказательств этого нарушения может быть акт контрольной закупки, оформляемый налоговыми органами при проверке применения ККТ. В такой ситуации неоприходование может выразиться в том, что при выдаче кассового чека покупателю отсутствуют соответствующие сведения об операции в документах организации (см. постановление 9-го ААС от 22.10.2015 № 09АП-41654/15). Аргумент о том, что закупочный акт относится к числу оперативно-розыскных мероприятий, отклоняется арбитражными судами на основании п. 19 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.10.2006 № 18, в котором говорится о допустимости акта закупки в качестве доказательства.

В постановлении ВС РФ от 17.02.2015 № 301-АД14-6145 по делу № А29-1732/2014 указано, что неотражение в кассовой книге полученной денежной выручки в тот же день само по себе свидетельствует о неоприходовании в кассу денежной наличности.

Отсутствие кассовой книги также образует состав неоприходования денежных средств (постановление 11-го ААС от 24.03.2016 № 11АП-400/16). Наиболее часто это нарушение фиксируется в обособленных подразделениях, которые также обязаны вести кассовые книги, несмотря на отсутствие прямой нормы, указывающей на это (см. также постановление 14-го ААС от 18.01.2016 № 14АП-9902/15).

Нарушение порядка хранения свободных средств и превышение кассового лимита

Расходование денежных средств, поступивших в кассу, на цели, не указанные в п. 2 указания № 3073, вместо их сдачи на расчетный счет, является нарушением порядка хранения, поскольку вместо оставления денег в кассе они потрачены на непредусмотренные цели (постановление 3-го ААС от 22.03.2016 № 03АП-736/16).

Накопление наличности в кассе сверх лимита имеет место в том случае, когда денежные средства в размере, превышающем установленный в организации лимит остатка по кассе (п. 2 указания № 3210-У), не сданы на расчетный счет по завершении рабочего дня.

При отсутствии установления лимита в числовом выражении он считается нулевым. Соответственно, вся наличность должна храниться на расчетном счете, в противном случае имеет место нарушение лимита (постановление 1-го ААС от 11.12.2015 № 01АП-7731/15).

Обжалование постановления о наложении штрафа

Полномочия по составлению протоколов и вынесению постановлений о привлечении к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ возложены на налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).

Постановления могут быть обжалованы в административном и судебном порядке. В арбитражном суде подобные дела рассматриваются в порядке упрощенного производства, поскольку максимальный размер штрафа по ним составляет 50 000 руб. для организаций (ИП отвечают наравне с должностными лицами, ст. 2.4 КоАП РФ). В связи с этим в заявлении должна быть представлена максимальная аргументация без расчета на проведение очных судебных заседаний.

Обжалование решений по существу ограничивается апелляционной инстанцией, поскольку в соответствии с ч. 5.1 ст. 211 АПК РФ при назначении штрафа в размере менее 100 000 руб. пересмотр в кассационной инстанции возможен только по основаниям, предусмотренным ч. 4 ст. 288 АПК РФ (по мотиву наличия процессуальных нарушений). Пересмотр по существу не производится. Об этом сказано, например, в постановлении АС ВСО от 15.02.2016 № Ф02-467/16 по делу № А78-11041/2015.

Итак, КоАП РФ предусмотрены санкции за ряд нарушений при работе с наличными деньгами: превышение предельного размера платежа при расчетах, нарушение порядка хранения и лимита остатка по кассе, неоприходование денежных сумм. Во всех приведенных случаях мера ответственности применяется налоговыми органами. При обжаловании постановлений необходимо учитывать особенности упрощенного арбитражного судопроизводства, а также ограниченные возможности кассационного порядка по данной категории дел.

Требования к расчетам наличными денежными средствами ужесточены с 1 января 2015 года. Действующие правила и ограничения по наличным расчетам, нормы контроля кассовых операций и проверок контрольно-кассовой техники рассматриваются в этой статье.

Кассовые операции

Государственные и муниципальные учреждения всех типов с 1 июня 2014 года руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее – Порядок № 3210-У). Регулирование кассовых операций Банком России соответствует пункту 167 Инструкции № 157н.

При этом положения Порядка № 3210-У применяются с учетом изменений, вступивших в силу в 2015 году. Так, например, учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств (абз. 4 п. 4 Порядка № 3210-У). Более того, некоторым учреждениям рекомендовано применять оснащенные функцией приема наличных денежных средств торговые автоматы и платежные терминалы. Например, платежные терминалы нередко устанавливают для удобства посетителей в межрайонных инспекциях ФНС России, проводящих регистрацию юридических лиц. Кроме того, предусмотрена возможность использования торговых автоматов с определенным ассортиментом пищевой продукции в образовательных учреждениях (кроме дошкольных), поскольку интервалы между приемами пищи обучающихся и воспитанников не должны превышать трех-четырех часов (пункты 15–16 Методических рекомендаций по организации питания обучающихся и воспитанников образовательных учреждений, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России, Минобрнауки России от 11 марта 2012 г. № 213н / № 178).

Для указанных и других подобных программно-технические средств Банк России с 1 января 2015 года ввел требование иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России (пп. 8.1 п. 8 Указаний № 3210-У). Перечень машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России определен Указанием Банка России от 6 октября 2008 г. № 2087-У.

На применение Порядка № 3210-У влияют еще два обязательных для учреждений нормативно-правовых акта:

приказ Казначейства России от 30 июня 2014 г. № 10н (далее – Приказ № 10н), вступивший в силу с 1 января 2015 года;
приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (далее – Приказ № 173н), над проектом изменений в который Минфин России работает уже более года.

Приказом № 10н утверждены новые Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства. Приказом № 173н – формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемые, в том числе, государственными (муниципальными) учреждениями. Методические указания по применению форм первичных документов и регистров также утверждены Приказом № 173н.

Бюджетные учреждения руководствуются нормами Указания № 3210-У в части, не противоречащей положениям Приказа № 173н. Это следует, например, из письма Минфина России от 27 ноября 2012 г. № 02-06-10/4907, в котором рассмотрено применение ранее действовавшего Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Подотчетные суммы

Пункт 214 Инструкции № 157н с 16 ноября 2014 года действует в редакции приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н (далее – Приказ № 89н). В отличие от ранее установленного порядка, разрешается увеличивать дебиторскую задолженность подотчетных лиц, если срок представления авансового отчета еще не наступил.

На первый взгляд, эти нововведения в Инструкции № 157н противоречат Порядку № 3210-У. В частности, при ведении кассовых операций учреждениям необходимо применять пункт 6.3 Порядка № 3210-У, которым установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Однако противоречие возможно только в том случае, если подотчетное лицо получает наличные денежные средства. Перечисления подотчетных сумм на банковские карточки сотрудников под действие Порядка № 3210-У не подпадает. Такие перечисления, согласно письму Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288, возможны, если:

такая возможность предусмотрена учетной политикой учреждения;
сотрудник подал письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную карту с указанием реквизитов.

Одно из нововведений в Инструкции № 157н – усиление забалансового учета. В частности, изменениями, внесенными Приказом № 89н, скорректированы правила отражения операций по поступлению и выбытию денежных средств на счетах учреждения. Произошли существенные изменения в порядке применения счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (далее – счет 18). Поэтому одновременно с рассмотренными бухгалтерскими записями выдачу аванса под отчет работнику на суточные необходимо отразить в забалансовом учете по дебету счета 18.

В отношении подотчетных сумм, выплачиваемых из кассы учреждения, в 2015 году можно продолжать использовать разъяснения, данные в совместном письме Минэкономразвития России, Минфина России от 5 августа 2014 г. № 18505-ЕЕ/Д28и / № 02-02-04/39043 (далее – Совместное письмо). Помимо выплат командированным сотрудникам, в Совместном письме разъяснен порядок оформления закупок, которые проводят подотчетные лица в целях обеспечения хозяйственной деятельности учреждения:

у единственного поставщика на сумму не более 100 тыс. руб. при годовом объеме закупок по пункту 4 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ, не превышающем 2 млн руб. или 5 процентов от объема закупок и 50 млн руб.;
государственных (муниципальных) образовательных организаций и учреждений культуры, уставные цели которых связаны с сохранением и популяризацией объектов культурного наследия, на сумму не более 400 тыс. руб. при условии, что закупки по пункту 5 статьи 93 Закона № 44-ФЗ составляют не более 20 млн руб.

Никаких изменений порядка расчета указанных объемов в 2015 году, по сравнению с 2014 годом, не произошло. Однако редакция пункта 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ с 1 января 2016 года предусматривает, что совокупный годовой объем закупок у единственного поставщика для всех категорий заказчиков не будет превышать лимит в 5 процентов от объема закупок, предусмотренных исключительно планом-графиком. Такое уточнение внесет коррективы и в возможность закупок через подотчетных лиц.

Форма расчета за платную услугу

Услуги, оказываемые потребителям сверх государственного (муниципального) задания, а также в случаях, предусмотренных законодательством, в пределах государственного задания, могут оказываться за плату. Например, такое положение предусмотрено пунктом 11 Порядка формирования государственного задания в отношении федеральных государственных учреждении? и финансового обеспечения выполнения государственного задания, утвержденного постановлением Правительства РФ от 2 сентября 2010 г. № 671.

При этом до недавнего времени при оказании платных услуг и выборе политики приема платежей учреждения ориентировались на Концепцию реформирования системы бюджетных платежей? на период до 2017 года, утвержденную приказом Минфина России от 29 августа 2013 г. № 227. Основное направление этой концепции – сокращение наличного оборота и перевод существенного объема наличного оборота в безналичную форму за счет:

развития инструментов безналичных расчетов;
применения современных эффективных платежных технологии? в расчетах учреждении?.

Применение торговых автоматов и платежных терминалов, а также внедрение эквайринга (приема оплаты по банковским картам) – вполне в духе рассматриваемой концепции.

Однако учреждения, полностью перешедшие на безналичные расчеты по платным услугам населению (например, дошкольные образовательные учреждения), с 1 января 2015 года отнесены к категории продавцов, не предоставивших покупателю право выбора удобного для него способа расчета (наличными или банковской картой). Для таких продавцов частью 4 статьи 14.8 Кодекса об административных правонарушениях РФ в редакции Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 112-ФЗ (далее – Закон № 112-ФЗ) предусмотрены штрафы в размере:

от 15 до 30 тыс. руб. для должностных лиц;
от 30 до 50 тыс. руб. для юридических лиц.

Закон № 112-ФЗ закрепляет соответствующую обязанность продавца в ст. 16.1 Закона РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-I «О защите прав потребителей» (далее – Закон № 2300-I), под действие которого подпадают и платные услуги населению, оказываемые бюджетными учреждениями. Указанная норма действовала до 1 января 2015 года в рекомендательном порядке. Обязательное предоставление потребителю выбора формы оплаты породило сразу несколько проблем.

Контрольно-кассовая техника или бланки строгой отчетности

Техническое обеспечение наличных расчетов с населением проверяет не только Роспотребнадзор, с точки зрения обеспечения прав потребителей, но и ФНС России на предмет:

полноты оприходования выручки;
применения контрольно-кассовой техники (ККТ).

При этом в Типовые положения о территориальных налоговых органах, утвержденные приказом Минфина России от 17 июля 2014 г. № 61н, с 28 декабря 2014 года включены дополнительные полномочия региональных УФНС России в части проверки ККТ. Таким образом, количество проверок, а с ними и штрафов может возрасти.

Одно из популярных мероприятий при таких проверках – контрольная закупка, в результате которой инспектор может зафиксировать невыдачу чека ККТ. Штраф, наложенный в результате контрольной закупки, можно отменить через суд (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 19 января 2015 г. № А40-136216/14).

Для учреждений, оказывающих платные услуги населению, которые в 2015 году впервые организовывают прием наличных, наименее затратный способ – использовать альтернативу контрольно-кассовой техники – бланки строгой отчетности. Применение БСО позволяет избежать закупки электронной кассовой защищенной ленты (ЭКЛЗ) и заключения обязательного договора с центром технического обслуживания ККТ. При этом указанные закупки – самые значительные, но не единственные статьи расходов на содержание и обслуживание ККТ.

Применение БСО возможно на основании пункта 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (далее – Закон № 54-ФЗ). Во исполнение пункта 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ разработано положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 6 мая г. 2008 г. № 359 (далее – Постановление № 359, Положение № 359, соответственно), которое регламентирует:

формы бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовым чекам;
учет, хранение и уничтожение БСО.

БСО могут быть не только типографскими, но и сформированными с использованием автоматизированной системы (далее – АС БСО), которая согласно пункту 11 Постановления № 359 должна отвечать всего двум требованиям:

иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с БСО в течение не менее 5 лет;
сохранять уникальный номер и серию БСО при его заполнении и распечатке.

При этом АС БСО можно распечатывать, как и кассовый чек – в единственном экземпляре исключительно для покупателя (п. 8 Положения № 359). Таким образом, приобретя БСО в типографии для оперативного обеспечения выбора способа оплаты покупателями, в дальнейшем учреждение может отказаться от сложного и трудоемкого процесса учета, хранения и уничтожения бланков в пользу АС БСО.

Отметим, что Положение № 359 не упоминает о криптографической защите фискальной памяти в виде ЭКЛЗ. Не упоминается ЭКЛЗ и в ГОСТ Р 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения».

С точки зрения требований ГОСТ Р 34.003-90, допустимы два типа автоматизированных систем:

программное обеспечение, установленное на компьютер с источником бесперебойного питания, «зеркальной» памятью (дополнительный диск или диски для множественного копирования сохраненной информации, но никак не ЭКЛЗ) и принтером для распечатки БСО;
устройство, разработанное на основе обычной ККТ (БСО-аппарат), соответственно, как и первая система, без ЭКЛЗ.

Как показывает практика, применение БСО-аппарата экономичнее и проще в эксплуатации, чем автоматизированные системы первого типа. Такой аппарат не требует установки принтера и работает на обычной ленте для ККТ, что дешевле бумаги для принтера. Таким образом, у учреждения есть возможность обеспечить прием наличной оплаты от населения без значительных затрат материальных и трудовых ресурсов.

Выбор формы оплаты для учреждений

Выбор формы оплаты могут не обеспечивать субъекты предпринимательской деятельности, отвечающие требованиям абзаца 2 пункта 1 статьи 16.1 Закона № 2300-I. Это касается микропредприятий, у которых выручка без НДС или балансовая стоимость активов за прошлый год не превысила 60 млн руб. (постановление Правительства РФ от 9 февраля 2013 г. № 101). Из формулировки нормы Закона № 2300-I прямо не следует, что бюджетные учреждения могут отказать покупателям услуг в праве выбора формы оплаты. Однако некоторые эксперты считают это возможным, так как в российском законодательстве нет определения субъекта предпринимательской деятельности.

Если исходить из определения предпринимательской деятельности (п. 1 ст. 2 Гражданского кодекса РФ), то ее субъект – это лицо, зарегистрированное в установленном законом порядке, которое самостоятельно ведет на свой риск деятельность, направленную на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров (выполнения работ или оказания услуг). Определение предпринимательской деятельности мало отличается от определения приносящей доход деятельности (п. 2–4 ст. 298 Гражданского кодекса РФ), которую могут вести некоммерческие организации, если это служит достижению целей, ради которых они созданы, соответствует указанным целям и зафиксировано в их учредительных документах (п. 2 ст. 24 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ). На основании идентичности определений некоторые эксперты делают вывод, что бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги, попадают под понятие субъекта предпринимательской деятельности. О жизнеспособности такого утверждения можно будет судить после официальных разъяснений Роспотребнадзора. Если мнение сложится в пользу потребителей, то противоположную точку зрения придется отстаивать в суде.

Анна Стенечкина - эксперт по бюджетному учету. Редакция журнала «Учет в бюджетных учреждениях»

Введение ограничения наличных расчетов направлено на повышение эффективности фискального контроля с сохранением за их владельцами возможности распоряжаться финансовыми ресурсами для целей оборота. Поэтому лимит расчета наличными постоянно повышается вслед за инфляцией.

В настоящее время лимит расчета наличными между юридическими лицами составляет 100 000 руб. Устанавливая ограничения наличных расчетов, государство вводит не только ограничения расчетов наличными деньгами между организациями, но и допустимую норму расчета наличными с индивидуальным предпринимателем (ИП).

Ограничение расчетов наличными деньгами между юридическими лицами выражается в следующих мерах:

установлении предела расчетов наличными деньгами;
ограничении наличных денежных остатков;
определении особого порядка проведения операций с денежной наличностью.

За нарушение ограничений наличных расчетов между юридическими лицами предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Рассмотрим особенности применения ограничительных мер и правоприменительную практику.

Предельный размер в России суммы, оплачиваемой организациями через кассу согласно указанию об ограничении расчетов. Нужно ли ограничить наличные расчеты с индивидуальным предпринимателем

Базовые положения о расчетах содержатся в ч. 2 ст. 861 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ), согласно которой при осуществлении предпринимательской деятельности основу составляют безналичные переводы денег. Расчеты могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

В ст. 82.3 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86-ФЗ содержится указание о том, что регулирование расчетных отношений в части введения различного рода ограничений относится к компетенции Центрального банка РФ (далее — ЦБ РФ).

Основные положения о проведении наличных расчетов определены указанием ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У (далее — указание № 3073-У), п. 6 которого установлено их ограничение между юридическими лицами, а также ИП денежной суммой в размере 100 000 руб. в рамках одного договора.

За нарушение этого требования предусмотрены меры административной ответственности в виде штрафа.

Ответственность за нарушение порядка расчетов и превышение пределов наличного оборота денег в виде штрафа по КоАП РФ

Ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) предусматривает меры ответственности за несколько видов нарушений при работе с наличными деньгами:

проведение расчетных операций с превышением установленного для этой цели лимита;
неоформление прихода денежной наличности;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (данная формулировка толкуется по-разному, включая иногда несоблюдение установленного порядка проведения операций);
накопление в кассе наличных денег сверх установленного в организации лимита остатка.

Санкция статьи предусматривает штраф как для должностных, так и для юридических лиц. Максимальный размер штрафа для организации — 50 000 руб.

Расчеты наличными могут совершаться денежными средствами, которые поступают в кассу из нескольких источников:

В виде выручки.
С расчетного или иного банковского счета организации.
В виде других поступлений (возврата подотчетных средств, совершения сделок и др.).

В результате денежных операций на конец рабочего дня объем денежной наличности в кассе организации должен остаться в пределах установленного лимита остатка.

Сколько составляет лимит остатка по кассе. Есть ли требования для ИП

В соответствии с п. 2 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У), банки не устанавливают лимиты остатка наличных денег. Организации делают это самостоятельно, используя для расчета по формуле, приведенной в приложении к указанию, прогнозируемый объем выручки. Сверхлимитные средства должны сдаваться на счет в банке, за исключением дней выплаты зарплаты и некоторых других случаев (абз. 8 п. 2 указания № 3210-У).

При наличии обособленных подразделений (ОП) возможны 2 варианта установления лимита:

Если ОП сдает наличные в кассу организации, лимит остатка по кассе определяется с учетом этого ОП.
Если ОП сдает деньги на счет в банке, лимит определяется для ОП отдельно. В этом случае в ОП должен храниться экземпляр приказа об установлении ему лимита остатка по кассе.

Указание № 3210-У не содержит норм о сроках пересмотра лимита. В данной ситуации можно руководствоваться письмом ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25, в котором говорится о возможности его изменения по усмотрению хозяйствующего субъекта при изменении объемов поступлений.

От обязанности по установлению лимита остатка наличных денег с 01.06.2014 освобождены ИП и субъекты малого предпринимательства. Однако в случае их установления последние обязаны придерживаться требований о соблюдении лимита остатка и хранении денег на счете (письмо ЦБ РФ от 08.12.2014 № 29-1-1-6/9698).

Оформление и подтверждение наличных расчетов

В течение рабочего дня движение наличных денежных средств оформляется первичными кассовыми документами.

Составление первичных документов учета является обязательным в соответствии с п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Подобный документ оформляется по утвержденной форме одновременно с фактом, служащим основанием для его составления (кассовой операцией), либо непосредственно по его окончании. Ответственность за содержание документа несет составившее его лицо.

Согласно п. 4.1 указания № 3210-У кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002. Формы КО-1, КО-2 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 наряду с образцами других кассовых документов:

журнала регистрации;
кассовой книги и др.

Указанные документы признаются единственными допустимыми доказательствами расчетов с юрлицами. Расписки и акты приема-передачи денег в этом качестве не принимаются (см. постановление АС ВВО от 09.11.2015 № Ф01-4309/15 по делу № А28-2955/2015).

Кассовые документы подписываются бухгалтером или руководителем, а также кассиром и удостоверяются печатью или штампом организации (п. 4.4 указания № 3210-У). Таким образом, несмотря на отсутствие в законе требования о наличии печати (подробнее об этом и о реквизитах печати читайте в нашей статье по ссылке: Фирменный бланк и печать организации - образцы для ООО), юридическое лицо обязано иметь штамп или печать для заверки кассовых документов.

Расчеты по одному договору: спорные моменты

Сумма всех выплат по одному договору, независимо от числа оформляемых кассовых документов, не должна превышать 100 000 руб. или эквивалента в иностранной валюте по курсу, установленному ЦБ РФ на день расчетов. В то же время отсутствует запрет на проведение нескольких платежей до 100 000 руб. в течение 1 дня по разным договорам, в том числе между одними и теми же лицами.

В подобной ситуации может возникнуть спор с налоговым органом о том, была ли воля сторон договоров направлена на то, чтобы обойти лимит наличных расчетов.

По одному из дел, удовлетворяя заявление о признании недействительным решения налогового органа, 20-й ААС указал, что заключение множества типовых договоров в течение 1 дня с одними и теми же лицами и присвоение через дробь номера договора на разные товары, объемы и цены не подтверждают совершение одной сделки и, как следствие, не свидетельствуют о превышении установленного лимита расчета наличными деньгами (постановление 20-го ААС от 20.01.2016 № 20АП-7487/15). Такая практика судов не является единичной.

Ограничение распоряжения по источнику поступления средств и целям

Возможности по распоряжению денежными средствами, поступившими в кассу организации в течение дня, различаются в зависимости от источника их поступления и целей:

Выручка от реализации товаров, работ, услуг, а также страховая премия могут быть израсходованы только на выплату зарплаты, выдачу ИП, которому принадлежит касса, на его личные нужды и некоторые другие цели, перечисленные в п. 2 указания № 3073-У.
Деньги, поступившие с расчетного счета организации, направляются на расчеты с юрлицами и ИП, затраты по деятельности, а также ряд категорий сделок с физлицами (по займам, расчеты за переданные ценные бумаги и др.). См. п. 4 указания № 3073-У.

Нарушение приведенного порядка (например, направление выручки на расчеты) квалифицируется по ст. 15.1 КоАП РФ, несмотря на отсутствие прямого указания на подобный состав административного правонарушения. В данной ситуации считается нарушенной обязанность хранить деньги на расчетном счете. В качестве примера можно привести постановление 3-го ААС от 22.03.2016 № 03АП-736/16, из которого следует, что суды посчитали нарушением возврат займа учредителю из денежных средств, поступивших не с расчетного счета, а по приходному кассовому ордеру.

Ограничения по выдаче денег сотрудникам под отчет

Порядок оформления выдачи наличности под отчет

Указанием № 3073-У (пп. 2, 6) предусматривается возможность расходовать выручку и страховые премии для выдачи сотрудникам под отчет без учета максимального размера наличных расчетов. Как правило, подобная выдача преследует цели финансирования командировочных расходов и сделок, совершаемых от имени организации.

При этом оформляются следующие документы:

Заявление сотрудника в произвольной форме с указанием суммы денег и срока, на который они должны быть выданы, с резолюцией руководителя, содержащей его подпись и дату проставления. Отсутствие заявления может быть признано нарушением порядка хранения наличности, поскольку деньги, выданные без оснований, приравниваются к свободным денежным средствам, которые должны храниться в кассе либо быть сданы на банковские счета организации (см. постановления 13-го ААС от 29.10.2015 № 13АП-20326/15, 12-го ААС от 23.12.2015 № 12АП-11295/15).
Расходный кассовый ордер на выдачу денег.
Авансовый отчет. В течение 3 рабочих дней по окончании установленного срока сотрудник отчитывается об израсходованных средствах с приложением документов, подтверждающих произведенные затраты. Если в приложенных документах отсутствуют необходимые реквизиты либо они нечитаемы, то затраты организацией не принимаются, а с израсходованных сумм подлежит уплате НДФЛ (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Ограничения по распоряжению и повторной выдаче подотчетных средств

При совершении операций с выдачей денег под отчет необходимо принимать во внимание следующие нюансы:

Ограничение по затратам распространяется на сотрудника, получившего деньги под отчет. Несмотря на то что объем выдаваемых таким образом средств не лимитируется, сделки будут совершаться работником от лица представляемой организации и не должны превышать по сумме 100 000 руб. каждая.
В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У за сотрудником может числиться только 1 подотчетная сумма. До получения отчета по ней ему не могут быть выданы средства под отчет.

Относительно того, имеется ли в случае несоблюдения данного правила нарушение, предусмотренное ст. 15.1 КоАП РФ, сложилась неоднозначная судебная практика. Например, в постановлении 15-го ААС от 24.11.2015 № 15АП-18097/15 сказано об отсутствии нарушения. Однако в постановлениях 13-го ААС от 24.02.2016 № 13АП-32329/15, 9-го ААС от 19.01.2016 № 09АП-54852/15 указано на наличие оснований для привлечения к ответственности в соответствии с данной нормой в аналогичных случаях. Практика окружных судов отсутствует, поскольку дела по административным правонарушениям при взыскании штрафа в размере до 100 000 руб. не рассматриваются по существу в кассационном порядке.

Денежные средства в размере, превышающем лимит остатка наличности, помещаются на расчетный счет, меры к этому организацией принимаются самостоятельно (п. 7 указания № 3073-У).

Оформление внесения наличных денег в банк от имени организации

Согласно п. 3 указания № 3210-У свободная наличность подлежит сдаче в банк непосредственно или через инкассаторскую организацию.

Порядок следующий:

Оформление доверенности на представителя организации. Это вытекает из п. 10 указания ЦБ РФ «О формах документов, применяемых кредитными организациями…» от 30.07.2014 № 3352-У, согласно которому при предъявлении вносителем денег доверенности ее реквизиты подлежат указанию в объявлении на взнос наличными. Этот документ может быть направлен в банк заранее либо предъявлен непосредственно при внесении денег.
Оформление расходного кассового ордера.
При сдаче денег на счет — оформление объявления на взнос наличными 0402001, которое включает само объявление, ордер и квитанцию (п. 3.1 положения «О порядке ведения кассовых операций…», утвержденного ЦБ РФ 24.04.2008 № 318-П). Квитанция хранится в документах организации.

Итак, ЦБ РФ установлены ограничения по распоряжению наличными деньгами исходя из источников поступления, целевого назначения, а также по размеру суммы. Для ИП установлены более мягкие требования, чем для организаций. За нарушение установленного порядка предусмотрены меры административной ответственности.