Шаблон как написать письмо. Образцы деловых писем

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» - партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
7. Используйте только стандартные шрифты.
8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

[email protected]

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

1. о сотрудничестве.
2. сотрудничества, ведении переговоров.
3. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
4. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

Служебное письмо - это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

Основные понятия

Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

• ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
• сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
• инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

Виды деловых писем

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

1. должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

• реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
• полная информация об адресате;
• описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
• ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
• конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
• последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления

Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

2.1. Информация о получателе и отправителе.

2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

2.4. Заголовок.

2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия.

6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты - проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
4. Утверждение его руководителем.
5. Окончательное оформление и подписание документа.
6. Регистрация письма.
7. Отправка корреспонденции получателю.

Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

Обязательный регламент

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое - 3,5 сантиметра, правое - 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:

1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

• для основного текста - 14;
• расстановка страниц и отметка об исполнении - 12.

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

• интервал между строками - 1;
• выравнивание текста производится «по ширине»;
• переносы расставляются автоматически;
• расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста - 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

Расположение реквизитов

Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

• эмблемы и герба;
• автора;
• исходных данных;
• заголовка;
• утверждения;
• адресата;
• резолюции;
• текста;
• подписей и приложений;
• согласования и заверения;
• отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Основные требования

Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

1. Наличие специального (фирменного) бланка.
2. Правильное использование и размещение реквизитов.
3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры

Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.

Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.

Профессионал должен уметь писать

• понятно
• результативно
• убедительно
• интересно

И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.

Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма

Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

• деловую (формальную)
• личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

• лаконичность
• точность
• аргументированность и логичность
• информативность
• оценочная и эмоциональная нейтральность
• стандартизированность:
• используются официальные бланки
• употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
• количество тем - 1-2
• адресность
• четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Какие виды делового письма существуют?

Вид делового письма определяет

1. Цели его написания

Коммерческие цели

• Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)

• Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
• Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)

Некоммерческие цели

• Благодарите в благодарственном письме
• Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
• Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
• Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
• Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
• Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения

5. Форма отправления

• в конверте
• в электронном виде
• по факсу

Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

• имеет традиционную форму «Уважаемый»
• пишется с большой буквы посередине строки

Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

• знакомит адресата с основной мыслью письма
• готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

• вы четко указываете суть предложения/обращения
• приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию

5. В заключении:

6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:

• должность

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

• Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
• При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
• Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
• Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

• в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
• вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Как придерживаться выбранного стиля?

Личный стиль

• Наличие личных местоимений: я, мы, вы
  Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
• Прямые обращения и просьбы
  Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
• Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

• Замена личных местоимений абстрактными существительными
  Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
• Замена личных обращений и просьб констатациями
  Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
• Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?

Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.

Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:

Что такое письмо-ответ и как его писать?

Существует два типа писем-оветов:

• письмо-отказ
• письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

• дате составления инициативного письма
• его регистрационном номере

Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:

Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

• сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
• извещает (о переизбрании членов совета директоров)
• уведомляет (об отгрузке товара)
• заявляет (о намерениях)
• подтверждает (получение товара)
• напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
• рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме

Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов