Любая компания сталкивается с необходимостью поиска новых сотрудников. Эта процедура может потребовать немалых расходов. О том, как их отразить в налоговом и бухгалтерском учете, читайте в статье.
Когда организации необходимо найти новых сотрудников, она может подобрать их самостоятельно или обратиться за помощью в специализированное кадровое агентство. Независимо от того, какой вариант будет выбран, прежде чем начать поиск, следует проверить внутреннюю документацию. Речь идет о штатном расписании. Любые расходы, связанные с сотрудниками, могут быть признаны затратами организации только при наличии соответствующих штатных единиц. Ни зарплата, ни тем более стоимость услуг кадровых агентств не будут оправданны без утвержденного штата.
Проверяем штатные единицы
Штатное расписание*(1) утверждается приказом руководителя в соответствии с уставом организации. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности работников. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей и специальностей, а также сведения о количестве штатных единиц.
Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Порядок ее заполнения приведен в разделе 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в указанном постановлении.
При необходимости содержание штатного расписания можно изменить. Поправки в этот документ вносятся в соответствии с приказом руководителя.
Итак, прежде чем начать поиск сотрудников, убедитесь, что в штатном расписании указаны должности, по которым необходимо закрыть вакансию. Если в структуру вводятся новые штатные единицы, внесите в расписание изменения.
Пример 1. ООО «Весна» занимается оптовой торговлей промышленными товарами. В штатном расписании числятся 19 штатных единиц с общим фондом заработной платы 345 000 руб. В связи с расширением деятельности ООО «Весна» открыло вакансию кладовщика с окладом 15 000 руб. Поскольку ранее склада в организации не было, в штатном расписании не предусмотрена должность кладовщика. Какие документы следует оформить перед началом поиска работника?
Решение. Основанием для начала поиска работника является наличие вакансии в штатном расписании. Значит, необходимо издать приказ о внесении изменений и составить штатное расписание, которое будет содержать данную вакансию.
В ООО «Весна» руководитель издал приказ от 14.06.2007 N 48 о внесении изменения в штатное расписание. Кадровый работник составил новое штатное расписание с учетом изменений. В результате в штатном расписании числятся 20 штатных единиц с общим фондом заработной платы 360 000 руб.
Кроме штатного расписания следует обратить внимание на должностные инструкции. Открытые вакансии — это хороший повод пересмотреть старые или утвердить новые должностные инструкции. Конкретное и полное описание обязанностей сотрудника облегчит подбор подходящего кандидата.
Унифицированная форма N Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1
————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301017 ¦
+————+
Общество с ограниченной ответственностью «Весна» по ОКПО¦ ¦
————————————————— L————
наименование организации
Штатное расписание ————-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦ документа ¦составления ¦
+————+————+
¦ 2 ¦ 14.06.2007 ¦Утверждено
L————+————-
Приказом организации от » 14 » июня 2007 г. N 48
—- —— — —-
на период с «14» июня 20 07 г. Штат в количестве единиц
——— — ——— — ——-
———————T—————T————T————T——————T————-T————¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Количество ¦ Тарифная ¦ Надбавки, руб. ¦ Всего, руб. ¦ Примечание ¦
¦ подразделение ¦(специальность,¦ штатных ¦ ставка ¦ ¦ (гр. 5 + ¦ ¦
+————-T——+ профессия), ¦ единиц ¦ (оклад) и +——T——T——+гр. 6 + гр. 7¦ ¦
¦наименование ¦ код ¦ разряд, класс ¦ ¦ пр., руб. ¦ ¦ ¦ ¦ + гр. 8) х ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (категория) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр.4) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ квалификации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ … ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ Склад ¦ 1 ¦ Кладовщик ¦ 1 ¦ 15 000,00 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 0 ¦ 15 000,00 ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ … ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ 1 ¦ 15 000,00 ¦ ¦ ¦ ¦ 15 000,00 ¦ ¦
L————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————-
Итого ¦ 20 ¦360 000,00 ¦ ¦ ¦ ¦ 360 000,00 ¦
L————+————+——+——+——+—————
Руководитель кадровой службы начальник отдела кадров Листьева А.В. Листьева
————————- —————- ———————
должность личная подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Мельниченко К.А. Мельниченко
————— ————————————————
личная подпись расшифровка подписи
Самостоятельный подбор персонала
Самостоятельный поиск сотрудников считается малобюджетным мероприятием. Как правило, расходы организации ограничиваются стоимостью публикации объявления в средствах массовой информации. Это могут быть объявления в газетах или журналах, а также в электронных СМИ. В случае размещения объявлений на радио или телевидении их стоимость может быть существенной. Публикация объявлений может оплачиваться как в наличной форме*(2), так и безналичным перечислением средств со счета.
Оплатить публикацию объявления наличными можно через подотчетное лицо. Работнику нужно выдать деньги и доверенность. Этот документ показывает, что сотрудник является представителем юридического лица, которому необходимо выдать счет-фактуру. Некоторые организации не требуют доверенности и со слов представителей оформляют документы на юридическое лицо. Поэтому лучше заранее узнать, понадобится доверенность или нет.
После оплаты объявления о вакансии работник оформляет авансовый отчет и прилагает к нему оправдательные документы. Напомним, что это чек ККТ и документ, в котором содержится расшифровка назначения платежа. Например, квитанция к приходному кассовому ордеру или счет на оплату услуг по размещению информации в СМИ. После выхода в свет газеты или журнала с опубликованным объявлением издатель оформляет для организации акт и счет-фактуру.
В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете такие расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.
Пример 2. Сотруднику ООО «Весна» И.И. Иванову выдали под отчет 1500 руб. и поручили поместить объявление об открытой вакансии кладовщика в газете «Работа». Он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением кассового чека и счета. Стоимость услуг газеты составила 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб.
Решение. Бухгалтер ООО «Весна» сделал следующие записи в учете организации:
Дебет 71 Кредит 50
— 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;
Дебет 76 Кредит 71
— 1180 руб. — отражено использование подотчетных сумм в уплату за размещение объявления;
Дебет 50 Кредит 71
— 320 руб. (1500 руб. — 1180 руб.) — приняты в кассу неиспользованные средства, возвращенные подотчетным лицом.
После выхода в свет номера газеты с опубликованным объявлением издательство «Работа» оформило для ООО «Весна» акт и счет-фактуру. На основании указанных документов в бухгалтерском учете сделаны записи:
Дебет 44 Кредит 76
— 1000 руб. (1180 руб. — 180 руб.) — учтена стоимость услуг газеты по размещению объявления;
Дебет 19 Кредит 76
— 180 руб. — учтена сумма НДС, оплаченного в стоимости услуг газеты.
Обратите внимание: от небольших изданий бывает сложно получить надлежащим образом оформленные акты и счета-фактуры. Такие СМИ выдают вместе с кассовым чеком документ, аналогичный товарному чеку, в котором указывается назначение платежа, например за помещение объявления. В таком случае расходы все-таки нужно подтвердить документально. Обоснованием послужит экземпляр газеты с вышедшим объявлением. Он заменит акт выполненных работ. Однако принять к учету «входной» НДС уже не получится, поскольку счет-фактура отсутствует.
Налогообложение
В налоговом учете расходы на поиск новых сотрудников включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом налоговики настаивают на том, что затраты на подбор кадров можно принимать в уменьшение облагаемой прибыли только в том случае, если в результате предпринятых шагов организация приняла нового сотрудника.
В основе позиции чиновников лежат давно отмененные Методические рекомендации по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций», утвержденные приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729. В этом документе было указано, что расходы на подбор кадров не учитываются для целей налогообложения, если организация фактически не произвела набор работников. Налоговиков не смущает, что упомянутые рекомендации утратили силу. Они не принимают во внимание то, что в тексте статьи 264 НК РФ ничего подобного не сказано и никаких особых условий принятия затрат не перечислено.
По мнению автора, в случае публикации объявлений в СМИ с мнением налоговиков можно поспорить. Когда организация ведет поиск новых сотрудников, затраты на объявления являются обоснованными, поскольку это практически единственный рациональный способ оповестить население об открытой вакансии. В то же время опубликованная информация не является гарантией того, что на нее откликнется подходящий организации кандидат. Следовательно, факт публикации объявления и выход на работу нового сотрудника в данном случае не должны быть связаны.
Если организация так и не смогла подобрать подходящего кандидата, но приняла в затраты расходы на публикацию объявлений в СМИ, возможно, ей придется отстаивать свою позицию в суде.
Обращаемся в агентство
Когда организация обращается с вопросом подбора персонала в специализированное кадровое агентство, с затратами складывается другая ситуация. В данном случае организация является заказчиком конкретных услуг. Эти услуги исполнитель (кадровое агентство) обязуется оказать в соответствии с заключенным договором. Результатом исполнения обязательств по договору может быть только прием на работу нового сотрудника.
Работа с кадровым агентством происходит по следующей схеме. После подписания договора организация заполняет заявку на поиск кандидата. В соответствии с заявкой агентство подбирает людей на открытую вакансию. После проведения собеседований организация выбирает подходящего сотрудника.
Как правило, кадровые агентства не берут предоплаты. Их услуги оплачиваются по факту выхода на работу нового сотрудника. На дату выхода стороны подписывают акт об оказании услуг и агентство, если оно является плательщиком НДС, составляет счет-фактуру. Стоимость услуг агентства определяется договором.
Пример 3. ООО «Весна» заключило договор с кадровым агентством «Поиск» на подбор кладовщика с ежемесячным окладом 15 000 руб. Агентством подобрано шесть кандидатур. По результатам собеседований ООО «Весна» выбрало В.В. Петрова. Приказом от 27.06.2007 N 56-к В.В. Петров принят на работу. На эту дату организация подписала с агентством акт и получила счет-фактуру. Стоимость услуг агентства — 20% годового дохода сотрудника, что составляет 36 000 руб. (15 000 руб. x 12 мес. : 100 x 20), в том числе НДС 5491,53 руб. Указанную сумму ООО «Весна» перечислило 28 июня 2007 года. Как отразить эти операции в бухучете?
Решение. Бухгалтер ООО «Весна» сделал в учете следующие записи:
27 июня 2007 года
Дебет 44 Кредит 76
— 30 508,47 руб. (36 000 руб. — 5491,53 руб.) — отражена стоимость услуг кадрового агентства;
Дебет 19 Кредит 76
— 5491,53 руб. — учтена сумма НДС, оплаченного в стоимости услуг;
28 июня 2007 года;
Дебет 76 Кредит 51
— 36 000 руб. — отражена оплата услуг кадрового агентства.
В налоговом учете такие затраты признаются экономически обоснованными и отражаются в составе прочих расходов по пункту 8 статьи 264 НК РФ. Если подобранный агентством сотрудник уволен в течение испытательного срока, как правило, агентство подбирает ему замену бесплатно. При увольнении работника после испытательного срока замена не делается. Деньги при этом агентство не возвращает и затраты в этом случае не сторнируются, поскольку услуги были оказаны и работник был принят на работу.
Если организация оплатила услуги кадрового агентства, но не приняла на работу никого из предложенных им людей, такие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 01.06.2006 N 03-03-04/1/497).
Обратите внимание: налоговая инспекция может отказать в признании обоснованности затрат на подбор персонала, если не будет установлена причинно-следственная связь между поступлением на вакантную должность нового работника и действием кадрового агентства. Такой случай был рассмотрен ФАС Северо-Западного округа от 13.04.2007 N 56-4088/2006. Из материалов дела следует, что фирма самостоятельно подобрала работника на вакантную должность, но при этом продолжала оплачивать услуги кадрового агентства уже после приема на работу сотрудника. Суд счел подобные затраты экономически необоснованными.
Т.В. Амитова,
налоговый консультант
————————————————————————-
*(1) О составлении и изменении штатного расписания читайте в статье «Как составить штатное расписание» // Зарплата, 2007, N 3. — Примеч. ред.
*(2) Предел расчетов наличными деньгами по одному договору с 22 июля 2007 года составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
Подбор и трудоустройство новых сотрудников - процесс трудоемкий и часто - затратный. Многие организации находятся в постоянном поиске кадров, в связи с чем расходы по набору кадров могут составить значительную статью затрат.
Кроме того, всегда болезненным остается вопрос о квалифицированности кандидатов, необходимости испытаний при приеме на работу, увольнении некомпетентных новичков. Бывает и так, что организация нуждается в рабочей силе, но не хочет "раздувать" штат, да и ведение большого объема кадровой документации может быть затруднительно.
Учет расходов по набору кадров
С целью замещения вакантных должностей работодатели обращаются в кадровые агентства, публикуют объявления о наборе кадров в прессе, проводят конкурсы и т.п. Все эти усилия оправданны, так как преследуют деловую цель и в конечном итоге должны способствовать организации в получении прибыли от хозяйственной деятельности.
Какой именно путь поиска кадров увенчается успехом, предсказать сложно, однако, по мнению контролирующих органов, в налоговом учете можно будет признать только расходы одного вида. Например, если кандидат пришел по объявлению, а обращение к услугам кадрового агентства эффекта не дало, то стоимость публикаций в СМИ экономически обоснованна, а услуги агентства - нет.
Представляется, что такая точка зрения не вполне обоснованна, кроме того, если ведется постоянный поиск работников и ротация кадров достаточно активна, возможность отследить, кто именно из "новобранцев" принят тем или иным путем, есть не всегда.
Обратим внимание на то, что пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала. Каких-либо ограничений эта статья затрат не предполагает.
По нашему мнению, наличие в штате организации специалистов по поиску кадров также не должно исключать или ограничивать возможности признания затрат на другие способы подбора кадров (включая услуги специализированных организаций). Возможности, которые имеются у средств массовой информации или кадровых агентств, явно превосходят возможности собственного кадрового менеджмента. Во избежание осложнений в ходе налогового контроля можно порекомендовать описать обязанности специалистов кадровой службы в должностных инструкциях так, чтобы их функции не дублировали услуги кадровых агентств. Например, менеджеру может быть вменено тестирование кандидатов, обратившихся непосредственно в организацию, размещение объявлений в периодической печати и т.п.
В то же время, если все усилия по поиску кадров так и не дали результатов, повода списать затраты в налоговом учете нет. Это следует из формулировки пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которой затраты могут быть сопряжены только с набором кадров, а не с процессом их поиска как таковым (см. Письма Минфина России от 1 июня 2006 г. N 03-03-04/1/497, от 28 февраля 2003 г. N 04-02-05/2/10).
Пример.
Организация для найма персонала пользуется услугами кадрового агентства. За каждого предоставленного кандидата организация платит агентству. Однако найденный кандидат не подошел и не будет принят на должность.
Если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то указанные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения.
В рассматриваемом случае расходы организации, связанные с оплатой услуг кадрового агентства по подбору кандидатур, не подошедших организации, не должны учитываться для целей налогообложения прибыли организаций.
Для целей бухгалтерского учета затраты по поиску сотрудников следует квалифицировать как управленческие и относить в полном объеме на счет 26 "Общехозяйственные расходы".
Датой отнесения затрат в себестоимость должна быть дата заключения трудового договора с сотрудником, на поиск которого были потрачены средства.
Отметим, что организации, применяющие , не имеют возможности уменьшать налоговую базу по единому налогу на расходы по набору кадров, так как в закрытом перечне расходов такая статья отсутствует (ст. 346.16 НК РФ).
"Проверка документов"
При трудоустройстве отдельных работников работодателю необходимо учесть, что прием их может быть запрещен или ограничен законом.
Так, ст. 32.11 КоАП РФ требует от работодателя при заключении договора (контракта) на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом запрашивать информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц (п. 2).
Реестр ведет , и информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, предоставляется за плату в размере одного минимального размера оплаты труда (100 руб.) (Постановление Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. N 805 "О формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц").
Соискатель должности руководителя, который собирается работать в организации по совместительству, также должен представить согласие на это учредителей с основного места своей работы - в противном случае заключение с ним трудового договора будет противоречить ст. 276 ТК РФ.
А ст. 329 ТК РФ запрещает работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, работать по совместительству, если такая работа будет непосредственно связана с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств.
Для трудоустройства на работу, связанную с тяжелыми, вредными условиями труда, работнику предстоит пройти предварительный медосмотр (ст. ст. 69, 212, 213, 214, 266, 328 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 N 83).
Для приема на работу иностранных граждан им должны быть оформлены разрешения на работу.
Законодательством установлены и иные дополнительные условия приема работников.
Испытание при приеме на работу
Статья 70 ТК РФ предполагает возможность заключения трудовых договоров с испытательным сроком и описывает условия назначения испытания. При этом срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев.
Если работодатель счел, что результат испытания неудовлетворителен, то работника можно уволить до окончания срока испытания, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Выплата выходного пособия в этом случае не предусмотрена.
Причины увольнения обосновать достаточно сложно, если в течение испытательного срока никаких претензий к компетентности или добросовестности, дисциплинированности работника никто не предъявлял.
Решение работодателя работник имеет право обжаловать в суд. Как правило, по суду в таких случаях работнику удается восстановиться.
Можно рекомендовать обосновывать увольнение результатами аттестации, которую следует в этом случае проводить до окончания испытательного срока.
Для признания законности результатов аттестации она должна быть проведена в порядке, предусмотренном федеральным законом или иным нормативным правовым актом, либо в порядке, закрепленном в локальном нормативном акте организации (ст. 81 ТК РФ, п. 31 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
В настоящее время действуют Постановление СМ СССР от 26.07.1973 N 531 "О введении аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи" и Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи (утв. Постановлением ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 N 470/267), а также ряд отраслевых положений, однако порядок проведения аттестации может устанавливаться и локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников. Соответствующее положение может варьировать сроки и формы проведения аттестационных мероприятий (ст. 81 ТК РФ).
Если работник продолжает трудиться по окончании испытательного срока, уволить его как не прошедшего испытание нельзя.
Прием соискателя на стажировку
Удачной заменой испытательного срока может быть стажировка соискателя, предшествующая приему на работу.
Сущность договора стажировки - повышение квалификации физического лица - стажера. Это договор возмездного оказания услуг, в котором стажер (или лицо, направившее его на стажировку) является заказчиком, а принимающее предприятие - исполнителем.
Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 10.03.2000 N 213, от 23.12.2002 N 919, от 31.03.2003 N 175) и Письму Госкомвуза России от 15.03.1996 N 18-34-44ин/18-10 "Об организации и проведении стажировки специалистов" основной целью стажировки является формирование и закрепление на практике профессиональных знаний, умений и навыков, полученных в результате теоретической подготовки.
Стажировка осуществляется также в целях приобретения профессиональных и организаторских навыков, приобретения практического опыта.
Программа стажировки может предусматривать:
- самостоятельную теоретическую подготовку;
- приобретение профессиональных и организаторских навыков;
- изучение организации и технологии производства, работ;
- непосредственное участие в планировании работы организации;
- работу с технической, нормативной и другой документацией;
- выполнение функциональных обязанностей должностных лиц (в качестве временно исполняющего обязанности или дублера);
- участие в производственных совещаниях, деловых встречах и др.
Основным регламентирующим документом для стажера является утвержденная программа стажировки, согласованная с руководителем организации, где она проводится.
Основным отчетным документом является дневник стажировки (отчет о стажировке). В дневнике стажер дает краткую характеристику места стажировки, функций организации и формулирует личные цели стажировки согласно программе.
В конце срока проведения стажировки руководителем организации (наставником) дается отзыв (заключение) о ее прохождении стажером.
Проведение стажировки в целях подготовки будущих кадров организации обычно бесплатно (со стажера плата не взимается), хотя законодательно не запрещено проведение платных стажировок. Бесплатная стажировка оправдана тем, что организация, прежде чем взять сотрудника в штат и начать выплачивать ему полную зарплату, может убедиться в его компетентности и подготовить его к работе в необходимой области. В деловой практике принято выплачивать стажеру стипендию. В случаях, когда стажировка не имеет цели последующего приема на работу, стипендия обычно выплачивается за счет средств, поступивших в оплату стажировки. Если стажировка является этапом, предшествующим приему на работу, стипендия может выплачиваться за счет средств организации (выплата стипендии не обязательна). Размер стипендии определяется соглашением сторон и законодательно не определен. Также возможно обеспечивать иногородних, иностранных стажеров общежитием за счет фирмы - будущего работодателя.
Суммы стипендии и расходов на проживание могут быть отнесены организацией к расходам при условии, что стажировка прошла успешно и работник принят в штат. Бухгалтер может относить названные суммы в течение срока стажировки на счет 97 (Дт 97 Кт 76), а затем - на дату заключения трудового договора - списать в расходы организации (Дт 20, 25, 26, 44 Кт 97). В налоговом учете эти суммы относят по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Суммы стипендии и расходов на проживание целесообразно обложить во избежание конфликта с налоговыми органами, однако база по ЕСН и пенсионным взносам, а также взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве отсутствует, так как договор стажировки не является трудовым и не предполагает выполнение стажером работ, услуг в интересах принимающей организации.
Взимание платы за стажировку с соискателя возможно, однако не обязательно с учетом того, что по условиям договора по окончании обучения стажер обязуется трудоустроиться на предприятие и отработать определенное время. Этим условием обеспечивается возмездность договора (наличествует встречное обязательство, п. 1 ст. 423 ГК РФ).
Из числа сотрудников организации стажеру назначают наставника, обязанности которого: обучать стажера, консультировать его, помогать в освоении программы стажировки. Наставнику причитается надбавка за наставничество, размер которой определяется по соглашению между работодателем и наставником. Такая надбавка может включаться в расходы организации на оплату труда, если она предусмотрена системой оплаты труда (см. Письмо Минфина России от 22 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/115).
Лицензии на проведение стажировок не требуется.
Этап ученичества
Еще одна альтернатива испытательного срока - прием лица, ищущего работу, по ученическому договору с последующим преобразованием его в трудовой.
Ученический договор регламентируется гл. 32 ТК РФ.
Различают несколько видов ученических договоров: они могут заключаться как со штатными сотрудниками (параллельно с трудовыми договорами, если, например, работодатель платит за получение работником высшего образования), так и с лицами, ищущими работу с целью их профессионального обучения, повышения квалификации, подготовки к заключению трудового договора (ст. 198 ТК РФ).
В первом случае ученический договор является дополнительным к трудовому договору, а во втором - самостоятельным гражданско-правовым договором (ст. 198 ТК РФ). В ст. 207 ТК РФ указано, что трудовой договор заключается с лицом, ищущим работу, уже по окончании ученического договора.
Статьей 204 ТК РФ определено, что ученикам в период ученичества выплачивается стипендия (обязательно - в отличие от стажировки), размер которой определяется ученическим договором и зависит от получаемой профессии, специальности, квалификации, но не может быть ниже установленного Федеральным законом минимального размера оплаты труда (2300 руб., с 1 января 2009 г. - 4330 руб.).
По мнению Минфина, в случае принятия соискателя в штат организации по окончании ученичества расходы на выплату им стипендии могут уменьшать налогооблагаемую базу по как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (Письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/77, от 7 мая 2008 г. N 03-04-06-01/123).
НДФЛ со стипендии следует удерживать, а ЕСН и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с сумм стипендии уплачивать не нужно, не взимаются со стипендии и взносы на обязательное пенсионное страхование (см. ст. 238 НК РФ, Письмо Минфина России и ФНС России от 9 июля 2007 г. N 05-1-02/304@, Письма Минфина России от 7 мая 2008 г. N 03-04-06-01/123, от 24 августа 2007 г. N 03-04-06-02/164, от 17 августа 2007 г. N 03-04-06-01/294, Письмо ФСС РФ от 11.06.2003 N 02-18/05-3937).
Ученический договор должен содержать:
- наименование сторон;
- указание на конкретную профессию, специальность, квалификацию, приобретаемую учеником;
- обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;
- обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной профессией, специальностью, квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре (работники, проходящие обучение в организации, по соглашению с работодателем могут полностью освобождаться от работы по трудовому договору либо выполнять эту работу на условиях неполного рабочего времени);
- срок ученичества (определяется исходя из срока, необходимого для обучения данной профессии, специальности, квалификации);
- размер оплаты в период ученичества.
Ученический договор может содержать иные условия, определенные соглашением сторон.
Статья 201 ТК РФ определяет, что ученический договор действует со дня, указанного в этом договоре, в течение предусмотренного им срока.
По завершении ученичества обычно проводится аттестация в произвольной форме и если результат обучения признан положительным, соискателя принимают в штат уже по трудовому договору.
Лизинг персонала
Содержание в штате каждого работника связано с ведением кадрового делопроизводства, расчетом заработной платы, социальными гарантиями и компенсациями, обязанностью работодателя по осуществлению мероприятий по охране труда, трудоемким получением разрешений на работу для иностранных сотрудников и т.п.
Решить все эти проблемы позволяет заключение договоров с организациями, оказывающими услуги по предоставлению рабочей силы. Специальные нормы в законодательстве, касающиеся именно таких договоров, отсутствуют, однако лизинг персонала как разновидность договора возмездного оказания услуг регулируется гл. 39 ГК РФ. Для оказания услуг по лизингу персонала не требуется лицензии или специального разрешения.
Пример.
ЗАО "Факел" заключило договор лизинга персонала с ООО "Звезда" о предоставлении ЗАО рабочей силы - 15 строительных рабочих определенной квалификации для выполнения работ по заданию заказчика (ЗАО "Факел"). Эти сотрудники, состоящие в штате ООО, будут командированы в ЗАО, никакие договоры между этими физическими лицами и ЗАО заключать не следует, в ЗАО им не начисляется заработная плата, за них не уплачиваются налоги, не ведется кадровый учет.
Ежемесячно на определенную договором лизинга персонала сумму ООО выставляет ЗАО счет, выписывает акт и счет-фактуру.
ЗАО имеет право относить сумму платежа (кроме НДС) в расходы в целях налогообложения прибыли (пп. 19 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 5 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/222, Письма УФНС по г. Москве от 31 октября 2007 г. N 20-12/104332.1, от 2 сентября 2005 г. N 20-12/62487.1).
НДС на основании выставленного счета-фактуры ЗАО принимает к вычету, так как услуга по лизингу персонала оказана для осуществления деятельности ЗАО, подлежащей обложению НДС.
Договоры лизинга персонала должны быть "обезличенными", то есть персональные данные предоставляемой рабочей силы в них отсутствуют: указывают только профессиональные характеристики работников.
С помощью договоров лизинга можно решить проблемы сезонной потребности в рабочей силе или не допустить превышения списочной численности работников, если она почему-либо ограничена особенностями финансово-хозяйственной ситуации фирмы. Например, для работы с иностранными партнерами зачастую важен такой показатель эффективности деятельности организаций, как рентабельность персонала, то есть прибыль, приходящаяся на одного сотрудника. Принятые по лизингу в их число не входят, что позволяет этот показатель повысить, повысив тем самым и инвестиционную привлекательность юридического лица.
Если организация планирует в дальнейшем взять на постоянную работу сотрудника или заключить с ним напрямую гражданско-правовой договор, применение на предварительном этапе лизинга персонала в отношении таких лиц позволяет безболезненно пропустить этап испытательного срока, ведь работник на момент заключения с ним договора уже хорошо известен нанимателю.
Если лизинговый персонал заболевает, уходит в отпуск и т.п., его сразу заменяет другой, так как по договору приобретения рабочей силы кадровый состав чаще всего вторичен, а численность предоставляемых работников остается постоянной.
Проблемами лизинга персонала остаются существенное удорожание расходов на рабочую силу (маржа "лизингодателя" составляет обычно 25 - 50% сверх суммы затрат на оплату труда и налоги, взимаемые с заработной платы), невозможность оформить по договору лизинга персонала руководителя организации (он обязательно должен состоять в ее штате), обязательность оформления доверенностей на имя работников, взятых по лизингу на выполнение любых поручений от лица заказчика услуг (не будучи штатными сотрудниками, эти граждане могут действовать от имени "лизингополучателя" только на основании доверенности). Лизинговый персонал не может направляться в командировки, так как командировать можно лишь штатного сотрудника (ст. 166 ТК РФ), тем не менее в договоре лизинга может быть предусмотрено, что по заданию и за счет заказчика рабочая сила выезжает на его объекты. В подобных случаях затраты нужно будет включить в акт по договору за соответствующий период и отнести по статье расходов по договору.
Экономическую оправданность обращения организации к лизингу персонала можно обосновать сокращением расходов на кадровую службу, экономией затрат на охрану труда, исключением рисков ответственности за прием на работу иностранных граждан без разрешений на работу и т.п.
Источник публикации: "Бухгалтерский бюллетень"
Говоря о порядке учета расходов на расчеты со специализированными организациями по подбору персонала (кадровыми агентствами) в целях исчисления налога на прибыль, в случае если их услуги не привели к положительному результату, фискальные органы приводят следующие аргументы, не принимая такие затраты для целей налогообложения.
Хотя расходы на услуги специализированных организаций по набору персонала, прямо предусмотрены подпунктом 8 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, такие затраты должны еще обязательно отвечать требованиям статьи 252 Налогового кодекса. А именно: отвечать критериям обоснованности и документальной подтвержденности, а также производиться для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Следуя логике налоговиков, получается, что произведенные затраты на оплату услуг кадровых агентств, так и не предоставивших персонал, не могут признаваться экономически оправданными расходами. А потому не могут быть приняты для целей налогообложения в составе прочих расходов, уменьшающих прибыль. Такую позицию занимают и финансисты в письме Минфина России от 4 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/504*.
Судьи не так категоричны
Однако судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Вот примеры судебных решений, в которых судьи признают такие расходы обоснованными.
Положительные судебные решения в пользу налогоплательщиков
Реквизиты документа | Позиция налогового органа | Позиция суда |
Налоговая инспекция считает, что затраты налогоплательщика по договорам с кадровыми агентствами являются экономически необоснованными. Поэтому, они не могут учитываться для целей налогообложения прибыли, целью данных сделок является незаконный уход от уплаты налогов. | Налогоплательщик (заказчик) заключил договоры с кадровыми агентствами. Согласно договорам названные организации (исполнители) обязались оказать услуги по подбору и предоставлению ему персонала для выполнения работ. При чем персонал должен был соответствовать установленным обществом квалификационным требованиям. В подтверждение понесенных расходов общество представило: Акты выполненных работ по договорам, заключенным с кадровыми агентствами; Платежные ведомости; Приказы о возложении функций по выплате вознаграждений. Согласно представленным документам во исполнение договоров по поиску и предоставлению персонала работы выполнены. Суды пришли к выводу, что понесенные обществом затраты, связанные с оказанием услуг по подбору персонала обоснованны и документально подтверждены. |
|
Налоговый орган принял решение о неправомерном признании расходов на оплату услуг кадрового агентства. Ссылается он при этом на условия договора, согласно которым договор считается выполненным полностью только после того , как налогоплательщик примет решение о найме одного или нескольких кандидатов из числа представленных агентством. Неполное исполнение договора в силу того, что никто из представленных кандидатов не был принят на работу , лишает налогоплательщика права на признание той части расходов, которые понесены в оплату фактически оказанного объема услуг. | Судом указано, что с учетом положений пункта 1 статьи 252, подпункта 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала определяет не конечный результат таких услуг, например, наем работников, а сам факт их оказания. То есть реальная деятельность исполнителя, направленная на поиск, отбор и предоставление соискателей на должность. Экономическую обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала, оказанных налогоплательщику кадровым агентством, и их связь с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение дохода, объясняется следующим. Кадровое агентство выполнило услуги - налогоплательщику были представлены внешние кандидаты, которые прошли собеседование со специалистами налогоплательщика; услуги им оплачены. Так же суд указал, что представленные налогоплательщиком документы (договор, акт об оказании услуг, счета-фактуры, счета на оплату, платежные поручения) позволяют установить: Какие услуги были ему оказаны по договору на подбор персонала, Какие расходы налогоплательщик фактически понес на оплату оказанных услуг, Как эти услуги были связаны с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение дохода; Из этих документов следует, что контрагент оказал налогоплательщику услуги по подбору персонала и представил несколько кандидатов на должность, отвечающих требованиям общества. При этом непредставление отчета исполнителя и перечня организаций, к которым исполнитель обращался, не может являться основанием для исключения затрат по договору. По той причине, что налогоплательщиком представлены необходимые документы, подтверждающие оказание услуг и их оплату. Помимо этого суд ссылается на то, что из условий договора следует, что порядок оплаты услуг предусматривал не только выплату вознаграждения за выход отобранного кандидата на работу, но и оплату услуг, фактически оказанных в процессе поиска и отбора кандидатов, вне зависимости от того, состоится прием кандидата на работу или нет. |
Но не всегда...
Говоря об экономической обоснованности понесенных налогоплательщиком затрат на услуги агентства по подбору персонала приведем так же постановление ФАС Северо-Западного округа от 13 апреля 2007 г. № А56-4088/2006, в котором судьи поддержали позицию фискальных органов.
Налоговый орган пришел к выводу об экономической необоснованности понесенных налогоплательщиком затрат на услуги агентства по подбору персонала и отсутствии у него документального подтверждения этих затрат.
Налогоплательщик ссылается на то, что, оценивая экономическую обоснованность расходов на поиск персонала, следует иметь в виду, что эти расходы направлены на получение дохода и необходимы для эффективного ведения бизнеса.
Расходы налогоплательщика на услуги специализированных кадровых агентств по подбору персонала, понесенные им, могут уменьшать полученные организацией доходы при условии, что данные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.
Экономическая обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов должна определяться хозяйственной деятельностью организации, целью которой является получение дохода.
В данном случае организация:
- не только фактически не произвела набор работников в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных кадровым агентством,
- но и в период поиска кадровым агентством кандидатов самостоятельно нашла необходимого специалиста, переведя из одного из своих филиалов сотрудника, занимающего аналогичную должность.
Помимо этого, налогоплательщик не представил и не обосновал, каким образом оказываемые кадровым агентством услуги, в том числе и после прекращения их реальной надобности, положительно сказываются на экономической эффективности осуществляемой им деятельности, не представил доказательств последующего использования их результатов.
Суд признал, что спорные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные и документально подтвержденные и учитывать для целей налогообложения прибыли.
И. Севостьянов, ведущий эксперт по правовым вопросам
ООО регулярно размещает в средствах массовой информации объявления о подборе персонала. Данные объявления размещаются в газетах и журналах посредством публикации информационных блоков или на радио путем воспроизведения ролика либо на телевидении ("бегущая строка").
Как классифицировать и учитывать указанные расходы в целях исчисления налога на прибыль?
Вопрос: ООО регулярно размещает в средствах массовой информации объявления о подборе персонала. Данные объявления размещаются в газетах и журналах посредством публикации информационных блоков или на радио путем воспроизведения ролика либо на телевидении ("бегущая строка"). Объявления содержат: наименование организации, контактные телефоны, логотип, наименование вакансий, предполагаемый уровень заработной платы, режим рабочего времени. Данные расходы для организации соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ , т.е. являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.Как классифицировать и учитывать указанные расходы в целях исчисления налога на прибыль:
- в составе расходов на рекламу;
- в составе расходов по набору персонала;
- в составе расходов на информационные услуги;
- в составе других расходов, связанных с производством и (или) реализацией?
Подбор персонала – еще одна статья расходов в бюджете на персонал. Из чего она состоит? О чем нужно помнить при планировании расходов? Разберемся вместе, как учитывать расходы на поиск персонала, и от чего зависит эффективность такой работы.
Из этой статьи вы узнаете:
- как планировать расходы на поиск персонала;
- от чего зависит эффективность подбора персонала;
- когда нужна служба подбора персонала.
Расходы на подбор персонала надо планировать, а как?
Перед тем, как начинать планировать расходы на подбор персонала, потребуется узнать точное количество будущих сотрудников, которых мы планируем найти. Для этого ответим на несколько важных вопросов:
- все ли руководители подали заявки на подбор персонала (в заявках указывается точное количество новых работников);
- не планирует ли руководство компании в обозримом будущем расширять бизнес (открывать новые филиалы, подразделения);
- если расширение бизнеса планируется, как увеличатся объемы производства, изменится ли организационная структура, каков план по найму нового персонала.
Затем просчитайте расходы на найм персонала. Также учтите, что часть сотрудников будет увольняться, и нужно будет искать работников на освободившиеся вакансии. Для этого рассчитайте среднее количество увольнений за какой-либо отчетный период (например, за 2-3 года). Просто суммируйте количество случаев увольнений за последние два-три года, а затем разделите на количество лет.
Пример
Бюджет на подбор персонала для торговой компании складывался из следующих расходов:
расходы на поиск персонала из категории регионального топ-менеджмента (плата за публикации вакансий в журналах и газетах, договор с кадровым агентством);
расходы на подбор рядовых специалистов (зарплата рекрутера).
Расписав подробно все затраты и проведя анализ стоимости услуг по подбору персонала, получились такие цифры. Затраты на поиск региональных топ-менеджеров – 100 000 рублей, на другой персонал – 50 000 рублей. Итого: 150 000 рублей.
Служба подбора персонала должна спланировать сроки поиска сотрудников. Это напрямую влияет на затраты, связанные с поиском новых сотрудников. Например, чем дольше поиски, тем больше затрат, скажем, на заработную плату менеджера по подбору (рекрутера).
Совершенствование подбора персонала: какие методы наиболее эффективны?
Способы поиска и подбора новых работников зависят:
- от категории сложности вакансии (насколько трудно вести поиск и как долго);
- от сроков закрытия вакансии (как быстро нужно найти требуемого работника);
- от финансовых возможностей компании, которой требуется новый сотрудник.
Какой метод выбрать? Выбираем тот, который будет оптимальным и по срокам и по финансам. Перечислим методы, определяющие эффективный подбор персонала.
1. Методы и технологии поиска топ-менеджеров и ключевых специалистов:
- технология executive search (с прямым поиском кандидатов в других компаниях);
- поиск по закрытым базам резюме и платным работным сайтам;
- объявление конкурса на закрытие вакансии в СМИ, на специализированных сайтах;
- обращение в кадровое агентство;
- поиск среди сотрудников, зачисленных в кадровый резерв.
Методы отбора (помогают выбрать наиболее подходящего кандидата):
- оценочное интервью, бизнес-интервью;
- сравнительный анализ квалификации, опыта, достигнутых результатов (short-list кандидатов);
- собеседование с руководителем компании, директором по персоналу.
Расходы: 25-30 процентов годового дохода будущего сотрудника.
2. Способы поиска специалистов и менеджеров среднего звена:
- поиск через знакомых и среди бывших работников;
- использование кадрового резерва;
- объявление в СМИ, на работных порталах и специализированных сайтах;
- поиск по открытым базам резюме;
- поиск через биржу труда и ярмарку вакансий; общественные организации, профессиональные клубы;
- обращение в кадровое агентство.
Методы отбора:
- оценочное интервью;
- анализ анкеты, рекомендаций;
- профессиональное тестирование;
- психологическое тестирование;
- собеседование с руководителем отдела, менеджером по персоналу;
- решение бизнес-кейсов;
- деловые игры.
Расходы: от 2000 рублей за размещение вакансии в базе, от 150 рублей за просмотр одной вакансии в закрытой базе резюме.
3. Способы поиска рядовых сотрудников:
- поиск через знакомых, среди бывших работников;
- объявление о вакансиях в СМИ, в метро, наземном транспорте, на досках объявлений;
- поиск через биржу труда и ярмарку вакансий,
- привлечение кандидатов в ходе проведения выставок, конференций;
- проведение «Дня карьеры», практики и стажировок, профессиональных конкурсов для выпускников;
- обращение в кадровое агентство (аутсорсинг, лизинг персонала).
Методы отбора:
- собеседование с непосредственным руководителем;
- анализ квалификации, опыта работы, определение степени соответствия кандидата вакантной должности.
Расходы: зарплата менеджера по подбору (рекрутера).
Служба подбора персонала: считаем зарплату рекрутера
Анализируем, сколько потребуется ставок рекрутеров. Для этого считаем:
- сколько подобрано сотрудников, допустим, за шесть последних месяцев;
- сколько у вас в штате рекрутеров.
Используем формулу :
Если количество ставок рекрутеров надо увеличить, то эти расходы также берем во внимание и считаем их годовую зарплату. Затем используем формулу для составления бюджета на подбор :
|
Расходы на объявления о вакансиях в СМИ |
Оплата услуг кадрового агентства |
Затраты на зарплату менеджеров по подбору |
